Con il regolamento GDPR cambiano le norme sulla privacy, anche per i freelance. Le sanzioni per chi non si adegua sono severe. Ti aiutiamo a capire se le nuove norme interessano anche te e, in caso affermativo, quali azioni dovrai avviare. Potrai farti assistere da una società specializzata, convenzionata con ACTA.

Il 25 maggio del 2018 entrerà in vigore il nuovo Regolamento generale sulla protezione dei dati (RGDP o GDPR in inglese) (Regolamento (UE) 2016/679).

Sono norme che ci interessano come cittadini perché mirano a garantire il diritto di tutti alla cancellazione-oblio, e proteggere i nostri dati, limitandone il trattamento.

Sono norme che ci interessano anche in quanto freelance?

Sì, se gestiamo dati di persone fisiche, siano essi fornitori, clienti, collaboratori o altre tipologie di cittadini.

È importante allinearsi alle nuove disposizioni per evitare le sanzioni, che sono piuttosto pesanti: il 4% del fatturato annuo.

1ª tappa: capire se le nuove norme GDPR sulla privacy hanno un impatto su un freelance come te

Sicuramente sì se si verifica uno dei seguenti casi:

• hai un sito web con un form per il contatto e/o dei cookie
• invii newsletter,
• custodisci dati sensibili di altri cittadini (es. dati sanitari, finanziari, opinioni politiche, orientamento sessuale).

No, se gli unici dati che possiedi sono indirizzo e numero di partita IVA dei tuoi clienti e fornitori aziende.

Attenzione! Le norme non si riferiscono solo ai dati in formato digitale, ma anche cartaceo.

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Se hai un dubbio, occorre verificare con un esperto. Se sei socio ACTA, potrai fare gratuitamente questa verifica.
Come? Rivolgendoti alla società Argo Business Solutions, con cui ACTA ha siglato una convenzione.

AGGIORNAMENTO del 25 maggio 2018: visto il successo riscosso dalla convenzione, ti informiamo che al momento la società Argo ha saturato tutte le disponibilità di tempo per le consulenze in materia di GDPR fino a giugno compreso. Chi si prenoterà d’ora in avanti potrà fissare la propria consulenza solo a partire dal mese di luglio. Grazie!

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2ª tappa: come intervenire perché la tua attività da freelance sia in regola con il GDPR

Come freelance, se non hai dati sensibili, l’adeguamento alle nuove norme è semplificato. Le azioni andranno lungo 3 direzioni.

1. Consenso informato. È necessario richiedere ai cittadini il consenso al trattamento dei loro dati personali in modo chiaro e trasparente. Dovrai anche predisporre una procedura semplice e intuitiva che permetta ai cittadini di ritirare il consenso.
2. Proteggere i dati conservati, evitare i rischi di fuga (data breach). È necessario individuare le misure più idonee a proteggere i tuoi dati, ad esempio ricorrendo alla criptazione.
3. Prepararsi ad avvisare entro 72 ore, in caso di data breach (fuga di dati), i cittadini i cui dati sono stati trafugati, hackerati o criptati, oltre che, parallelamente, il Garante della Privacy.

Se hai dati sensibili, queste stesse azioni potranno essere più complesse e dovrai anche predisporre un registro dei trattamenti in cui tenere traccia dei dati che raccogli, come vengono utilizzati e per quali scopi.

Per essere assistito in queste operazioni puoi usare la convenzione ACTA.

L’assistenza ti servirà a:

• Verificare se effettivamente devi intervenire (se ti fermi qui, non dovrai pagare nulla).
• Ottenere le informazioni, personalizzate sulla base della tua situazione, per ottemperare alla normativa. Ad esempio, se hai un sito web riceverai la nuova normativa sulla privacy da pubblicare sul sito e su come prepararti ad agire in caso di data breach. Se conservi dati sensibili, a seconda della tipologia di documenti e del loro formato, riceverai istruzioni dettagliate sulla loro gestione e su come predisporre il registro dei trattamenti.

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Il costo del servizio per i soci ACTA freelance è di 80 euro + IVA per le soluzioni più semplici, che possono essere implementate dal freelance seguendo le istruzioni ricevute.

Se invece la soluzione è complessa, prevede ad esempio l’installazione del certificato SSL o un’implementazione di un tool per i cookie, verrà fornito un preventivo ad hoc, che varierà in funzione del costo di acquisto del tool e del numero di ore lavoro necessarie alla sua implementazione.

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