L’obbligo della fattura elettronica sembra esserci “cascato” in testa all’improvviso. In realtà la strada verso la fatturazione elettronica anche tra privati (finora lo era solo verso la PA) è iniziata nel 2015 su base volontaria, ma era già chiaro che il percorso avrebbe portato ad un’adozione più generale in tempi brevi, cosa che è accaduta puntualmente con la legge di bilancio della fine del 2017. Purtroppo, come spesso accade in questo Paese, ci si attrezza il più delle volte solo quando le scadenze incombono, soprattutto quando i cambiamenti sono percepiti come un ulteriore gravame.

Proviamo qui a schematizzare la questione dal punto di vista dei freelance (non per chi si configura invece come azienda individuale con iscrizione alla camera di commercio), per potersi fare un’idea in merito, organizzarsi per tempo e prendere più serenamente le proprie decisioni.

Da quando l’obbligo della fattura elettronica?

Dal 1 gennaio 2019 diventerà obbligatorio emettere in forma elettronica le fatture verso tutti i clienti, fino ad ora lo era solo per le PA. Non ci saranno proroghe. La data è stata ribadita nell’ultimo documento di bilancio depositato alle Camere il 31/10/18. Probabilmente ci sarà una fase di assestamento di circa sei mesi, infatti nel DEF è già previsto che verranno ridotte (non cancellate) per i primi sei mesi le sanzioni previste per chi non riuscirà ad adeguare i propri sistemi informatici.

Quali fatture devono essere elettroniche?

Tutte le fatture emesse, a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, potranno essere solo fatture elettroniche. Quindi l’obbligo non vale per le fatture da e verso l’estero, ma su base volontaria si possono inviare in questa modalità anche queste ultime, con regole lievemente diverse. Ciò vale per tutti i tipi di clienti:

• Sia operazioni B2B, cioè Business to Business
• Sia operazioni B2C, cioè Business to Consumer

Chi ha obbligo di emettere fattura elettronica?

Facciamo prima a dire chi ne è esonerato. Infatti il provvedimento riguarda tutti i titolari di una partita iva, ad esclusione dei soli contribuenti che rientrano nel regime dei minimi e nel regime forfettario. Tra l’altro, potrebbe ampliarsi proprio dal 1° gennaio 2019 la platea degli aderenti al regime forfettario, se sarà approvata la norma introdotta nel DEF che eleva a 65.000 euro la soglia per l’ingresso nel regime indipendentemente dall’attività esercitata, e forse proprio questa ulteriore esenzione potrebbe costituire per molti un altro stimolo in questa direzione. A prescindere anche da altre considerazioni di opportunità.

Che cosa è una fattura elettronica?

Una fattura è elettronica non perché viene memorizzata in un formato digitale. Per intendersi, una fattura in formato PDF mandata via mail non può essere considerata una fattura elettronica.

Una fattura elettronica presuppone 4 caratteristiche imprescindibili:

• Deve essere memorizzata in forma di file digitale secondo un linguaggio standard (il formato XML), strutturata all’interno del file secondo specifiche definite dalla normativa (provvedimento n.89757 del 30 aprile 2018),
• Deve essere firmata digitalmente da chi le emette: il che in pratica equivale a incorporare nel file XML un codice digitale personale e univoco.
• Deve essere trasmessa tramite SdI, il Servizio di Interscambio predisposto dall’Agenzia delle Entrate.
• Deve essere conservata ai fini fiscali obbligatoriamente solo in digitale e secondo modalità standard che ne garantiscano l’integrità, l’autenticità, la non modificabilità e la reperibilità (le norme SinCRO UNI 11386:2010), quindi non si tratta semplicemente di salvare i file su pc, hard disk esterni o quant’altro.

Attenzione, se la fattura viene predisposta e inviata al cliente in forma diversa da quella XML oppure con modalità diverse dal Sistema di Interscambio, la fattura si considera non emessa, con conseguenti sanzioni a carico del fornitore e con l’impossibilità di detrazione dell’Iva a carico del cliente (che peraltro può anche ignorarla e non pagare, dato che non è da considerarsi emessa).

Che cosa è l’SdI?

Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico che funziona un po’ come un postino certificatore:

• verifica che la fattura contenga i dati obbligatori ai fini fiscali e l’indirizzo telematico (il “codice destinatario” oppure l’indirizzo PEC se indicati) al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura;
• controlla che la partita Iva del fornitore e la partita Iva o il codice fiscale del cliente siano esistenti;
• in caso di esito positivo dei controlli, il Sistema di Interscambio consegna in modo sicuro la fattura al destinatario comunicando, con una “ricevuta di recapito”, la data e l’ora di consegna del documento a chi ha trasmesso la fattura.

Il Decreto Ministeriale del 7 marzo 2008 ha indicato l’Agenzia delle Entrate quale gestore del Sistema di Interscambio e la Sogei quale apposita struttura dedicata ai servizi strumentali e alla conduzione tecnica.

Il destinatario: come identificarlo?

Mentre per la fattura elettronica verso la PA esiste sempre un codice alfanumerico obbligatorio che identifica in modo univoco il destinatario, per gli altri destinatari tale codice è facoltativo:

• il cliente può essere in possesso del codice alfanumerico perché ne ha fatto richiesta all’Agenzia (chiunque ha partita Iva può farlo ed è consigliato) e in tal caso è tenuto a comunicarlo al fornitore;
• oppure non ce l’ha, ma possiede una PEC che può essere fornita al posto del codice;
• oppure anche nulla: ad esempio è un privato o un forfettario non tenuto a fatturare elettronicamente. In tal caso però l’SdI non riuscirà a consegnare la fattura elettronica al cliente, ma la metterà a disposizione di quest’ultimo in un’apposita area di consultazione a lui riservata sul sito dell’Agenzia. Quindi, sarà importante che il fornitore consegni al cliente una copia, anche su carta, ricordandogli che la fattura originale è quella elettronica e che potrà consultarla e scaricarla dalla sua area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate.

I primi passi da fare

Sicuramente, come prima cosa consultare il proprio commercialista, se si è seguiti nella contabilità, per farsi aiutare a valutare la propria situazione. In ogni caso è meglio informarsi prima e cercare di capire le proprie necessità, anche solo per fare tutte le domande necessarie e comprendere meglio le risposte che si riceveranno.

Dal punto di vista operativo, come può procedere un freelance?

• Può rivolgersi a un intermediario, di solito un commercialista di fiducia, che sia disposto a farsi carico di tutte le operazioni in sua vece.
• Può fare da sé affidandosi a un servizio via web a pagamento.
• Può fare da sé utilizzando gli strumenti messi a disposizione gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate.

Come scegliere un intermediario

Qui è molto difficile dare indicazioni su ciò che ci aspetta. Gli scenari sono molteplici. Alcuni commercialisti hanno scelto di convenzionarsi con società che offrono applicativi dedicati, a volte collegati ai propri software di gestione contabile e possono fornire l’inserimento a pagamento delle fatture con sconti per quantità concordate, oppure chiedere al proprio assistito di inserire autonomamente le fatture tramite questi applicativi, offrendo convenzioni e formazione al riguardo. Ma può anche capitare il commercialista che ha scelto di non offrire ai propri clienti “piccoli” un servizio del genere.

Non è ancora chiaro come le varie organizzazioni che offrono ai propri iscritti servizi di tipo fiscale (ordini, CNA, Confartigianato, CAF, eccetera) vogliano affrontare anche questo tema, o non affrontarlo affatto, dato le difficoltà di ordine pratico che comporta. Alcuni hanno semplicemente scelto di offrire una convenzione con sconti a pacchetti  in commercio (quindi si ricade nel fai-da-te).

Affidarsi in toto a un consulente presenta comunque una criticità, legata alla tempestività con cui deve essere emessa la fattura in formato elettronico (entro il giorno solare della data di emissione) che rende difficoltosa una tale gestione.

Come Acta abbiamo deciso di fornire orientamento. Per i soci faremo presto uno o più workshop, disponibili anche in streaming. Per tutti i freelance daremo ampio spazio al tema.

Il fai-da-te a pagamento

Se si utilizza già autonomamente un software di contabilità, questo sarà sicuramente aggiornato, o aggiornabile, per comprendere anche la compilazione in formato XML a norma delle fatture. In tal caso sarà sufficiente trovare un prodotto che si occupi dell’invio e della conservazione, a volte fornito dallo stesso produttore del programma di contabilità. Bisogna verificare se è necessario dotarsi autonomamente di firma digitale o se tale servizio è compreso nel pacchetto del prodotto.

Se non si usa un software di contabilità, esistono diversi applicativi web sul mercato, che permettono la compilazione dei vari tipi di fattura elettronica (B2B, B2C e PA).

In ogni caso è importante informarsi bene su cosa comprende l’offerta proposta. A volte funzioni fondamentali come firma e conservazione vengono quantificate a parte e le pubblicità (ne saremo presto inondati, come pure di workshop sponsorizzati) non sempre sono trasparenti in proposito. In particolare bisogna leggere molto attentamente la parte contrattuale relativa alla conservazione, soprattutto riguardo alla durata e ai costi anche in caso si decida di cambiare pacchetto software, e alle garanzie che vengono date su chi risponde in caso di malfunzionamenti.

Il fai-da-te gratuito

Se si emettono un numero contenuto di fatture predisponendole di solito con gli usuali programmi di videoscrittura oppure su modelli prestampati di carta, la soluzione fai-da-te-gratis è probabilmente la più conveniente.

L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione gratuitamente 3 tipi di programmi per gestire le fatture elettroniche:

• una procedura web: la più pratica e maggiormente consolidata in quanto già in uso da due anni
• un software scaricabile su PC, che permette quindi anche di lavorare offline, ma invio e consultazioni dovranno poi essere fatti con la procedura del punto precedente
• un’app per tablet e smartphone, denominata Fatturae, scaricabile dagli store Android o Apple

Per accedere a questi servizi è necessario avere le credenziali SPID oppure Fisconline/Entratel o CNS (Carta Nazionale dei Servizi). Non è necessario essere dotati di firma elettronica, l’autenticazione del file XML è fatta tramite l’applicativo dell’agenzia.

Con questi strumenti si può fare, inviare e conservare elettronicamente la fattura elettronica: si possono generare i file XML a norma, sigillarli e inviarli all’SdI, monitorando l’esito dei controlli e della consegna, e consultare non solo l’archivio delle fatture emesse elettronicamente ma anche quelle ricevute dai nostri fornitori che finiranno anch’esse tra i dati rilevanti ai fini iva raccolti nella nostra area personale.

I file delle fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso l’SdI sono tenute a disposizione nell’area di consultazione sino al 31 dicembre dell’anno successivo a quello di ricezione delle fatture da parte del Sistema di Interscambio. Pertanto, se si intende archiviare una copia delle fatture sui propri dispositivi per una gestione rapida delle stesse, conviene effettuare il download di file. La propria area di consultazione infatti, non costituisce di per sé un sistema di “conservazione” delle fatture, ma solo una sorta di cassetta postale che periodicamente viene svuotata.

Per legge però sia chi emette sia chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente. La conservazione elettronica non è la semplice memorizzazione su PC del file della fattura, bensì un processo regolamentato tecnicamente dalla legge (dal CAD, Codice dell’Amministrazione Digitale). Nel sistema gratuito dell’Agenzia è compreso anche un servizio di conservazione. Ma deve essere attivato. Dal momento in cui si attiva il servizio di conservazione dell’Agenzia tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso l’SdI saranno portate automaticamente in conservazione elettronica (per 15 anni).

E per finire: qualche vantaggio

Per controbilanciare l’inevitabile senso di ansia che portano sempre con sé tutte le novità in campo fiscale, notiamo che, al di là di tutte le considerazioni che si possono fare sull’utilità di una digitalizzazione il più spinta possibile di tutti i processi, c’è anche qualche vantaggio:

• certezza sulla data di emissione e consegna della fattura
• gli operatori Iva in regime di contabilità semplificata che emettono solo fatture (a parte chi effettua commercio al minuto e attività assimilate) non saranno più obbligati a tenere i registri Iva
• per tutti gli operatori Iva che emettono e ricevono solo fatture, ricevendo ed effettuando pagamenti in modalità tracciata sopra il valore di 500 euro, i termini di accertamento fiscale sono ridotti di 2 anni: cioè gli accertamenti devono avvenire entro il 31 dicembre del terzo anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione
• qualsiasi operatore, così come i consumatori finali, possono in qualsiasi momento consultare e acquisire copia delle proprie fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso un servizio online messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate
• abolizione dello Spesometro
• dichiarazione IVA e Redditi e gli F24 per i versamenti IVA periodici saranno disponibili in forma precompilata: annunciati e ancora in via di definizione

Da oggi al 1° gennaio 2019: mettete in agenda

• Per i soci Acta: faremo workshop a tariffa iper-flat, territoriali e in streaming, per informare e aiutare a scegliere la soluzione migliore. Unico requisito: essere socio alla data di iscrizione al workshop. Ne daremo notizia tramite newsletter, sito e Facebook.
• Per tutti i freelance: fate con regolarità un passaggio qui sul sito e sulla nostra pagina Facebook. Lì troverete tutti gli aggiornamenti.
• Per decidere che fare: tenete d’occhio l’iter della Legge di Stabilità, che tra le tante cose deve definire i nuovi requisiti per aderire al regime dei minimi, che ad oggi è escluso dall’obbligo della fatturazione elettronica.